El recurso más importante

Roberto Ardila Simpson

vie. 13 enero 2023

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Nuestro experto en Gestión de la Práctica invita a los lectores a plantearse un uso productivo del tiempo, tanto en su vida personal como en su labor profesional, para lo cual ofrece una interesante lista de objetivos a cumplir, los cuales sirven para realizar una gestión acertada del tiempo.

Vivimos agobiados por la falta de tiempo, condicionados por circunstancias que nos conducen a perderlo, como el tráfico, las largas esperas en los aeropuertos. Frente a esta realidad, los adelantos tecnológicos no son un remedio porque mientras más avances conozcamos más distractores tendremos, todo lo cual nos impide aprovechar este recurso tan importante para tener una vida balanceada y tranquila.

Más allá de la zona geográfica en que nos encontramos, del tamaño de nuestra empresa, de nuestro nivel económico o de cualquier otra circunstancia, el tiempo es el recurso más importante con que contamos, un recurso no renovable, finito, no almacenable y, por ende, escaso si no somos capaces de optimizar su uso. Tanto en el plano personal como en el empresarial, tenemos la opción de sacarle el mayor provecho al tiempo, o simplemente dejar que pase, sin mayor trascendencia o impacto.

Desde una perspectiva filosófica, existen múltiples interpretaciones del tiempo. Pero nos quedamos con la idea de Aristóteles, que lo concebía como una percepción relativa al movimiento, “el tiempo es la medida del movimiento según el antes y el después”.

En el mundo en que vivimos, las comunicaciones revolucionaron la velocidad en las respuestas y establecemos contacto en tiempo real con cualquier lugar de los cinco continentes. El tiempo se ha convertido en el verdugo de la vida. Y si a este hecho le sumamos la cantidad excesiva de información —y sobre todo de desinformación— que recibimos a cada instante a través de las redes sociales, la sensación que tenemos es que el tiempo es cada vez más efímero.

"Una clínica odontológica, como cualquier empresa, debe ser impecable en el manejo del tiempo".

Decimos que no tenemos tiempo, pero eso es un sofisma. No tenemos tiempo si no lo administramos de manera eficiente, si no definimos las prioridades.

Y si a esta interpretación le sumamos la prisa con que viven las nuevas generaciones, que ya no quieren formar parte de los procesos sino obtener resultados inmediatos, el tiempo deja de ser un aliado y dificulta cualquier esquema, lo que hace que se incrementen los índices de depresión, de insatisfacción e incluso de soledad y suicidio, aun en países en los que la administración del tiempo es esmerada e impecable.

Ya pasamos a ser más de 8.000 millones de habitantes en el planeta y esto ha generado sobrepoblación y congestión, y tiene una repercusión en los desplazamientos, lo que hace perder tiempo incluso en países desarrollados.

Si a este hecho le añadimos el tiempo que perdemos en las redes sociales, el problema es aún mayor, en algunos casos más que en otros, pero vivir por fuera de las redes es prácticamente imposible. Cada día dependemos más de la información y la queremos inmediata, los tiempos de navegación se han incrementado en redes y creo que acá es donde cabe una mejor pregunta: ¿Cuán productivo es el tiempo empleado en ellas? El mundo, en mayor o menor proporción, está generando adicciones a este tipo de información.

Tiempo en redes sociales. Los habitantes de países íberoamericanos como Colombia, Brasil, Argentina, México o España están entre los que más tiempo pasan en las redes sociales.

No quiero decir con esto que estar vinculado a una red social sea perjudicial; de hecho, tras la pandemia, muchas personas y empresas migraron del trabajo presencial al trabajo virtual con las razonables e interesantes implicaciones en la optimización de recursos. Sin embargo, es conciencia de cada uno hacer un alto en el camino para establecer qué tan productivo resulta su tiempo de navegación y búsqueda de contenidos en la red.

Ante esta amenazante realidad, yo invito al lector a plantearse un uso productivo del tiempo tanto en su vida personal como en su labor profesional, y dado que la misión de estos artículos es proponer temas de reflexión a los profesionales de la odontología, creo que una definición explícita de los siguientes aspectos sería de ayuda para esa gestión acertada del tiempo.

Gestión del tiempo

1. Defina claramente sus prioridades.
2. Revise en detalle su agenda de trabajo y analícela bajo criterios que previamente establezca.
3. Elabore un plan de trabajo detallado. En las clínicas odontológicas es necesario hacer de manera proactiva una agenda planeada, sensata y acorde con las necesidades del paciente y de la clínica. Si alcanza una comunicación clara con sus pacientes o clientes podrá desarrollar ese plan.
4. Una clínica odontológica, como cualquier empresa, debe ser impecable en el manejo del tiempo. Y bastaría con ser puntual en la hora de atención para hacerla competitiva.
5. Incluya márgenes de error ante eventualidades impredecibles, para lo cual sugiero:
6. Determine los tiempos de mayor afluencia.
7. Determine los tiempos de baja demanda y sobre estos espacios asígnelos o bien a la planeación o establezca una estrategia para incrementar su demanda en pacientes mayores que no tengan dificultad para asistir.
8. Determine los tiempos muertos o tiempos perdidos.
   1. Entrene a la persona asistente en la asignación de citas de manera eficiente, donde se minimicen los tiempos muertos y se concentre la asignación de citas.
   2. Seleccione los pacientes que siempre son puntuales y establezca un código para darles el espacio más acertado y cumplirlo.
   3. Haga una lista de los pacientes que normalmente cancelan la consulta o llegan tarde, y establezca un plan de contingencia para ellos.
   4. Antes de dar la cita, valore con el especialista el procedimiento que se va poner en práctica en la próxima consulta, de manera que corresponda al tiempo necesario; así se evitará que una asignación desacertada entorpezca el desarrollo del día.
9. Mejore la comunicación con sus pacientes, de manera que se establezcan las reglas de calidad en la atención desde el mismo momento en que empieza el tratamiento, así evitará contrariedades.
10. Sea muy analítico, pragmático y objetivo, pero sobre todo destáquese usando como estrategia diferenciadora de mercado el respeto por la atención oportuna en la consulta, con los compromisos, la planeación y el cumplimiento que esto implica.

El tiempo es un recurso que bien administrado permite una vida balanceada, amena e integral que dignifica y genera valor al entorno. Como propósito para este nuevo año le invito a que trabaje en detalle en la elaboración de un plan de trabajo que incluya sus objetivos en el corto, el mediano y el largo plazo, que pueda monitorear y que a su vez incluya fechas para su cumplimiento, pues teniendo identificado lo que quiere y cuándo lo quiere, con disciplina logrará los resultados, y el tiempo dejará de ser su verdugo para volverse su aliado.

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Roberto Ardila Simpson es Gerente para Latinoamérica de K&P GROUP, organización dedicada a potenciar el impacto de clínicas y empresas de odontología.