Formación 1
 Una historia clínica para enseñar, aprender y dirigir

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Autor: El Dr. Federico Todeschini Safi es Profesor Adjunto, Departamento de Bienestar y Salud, y Director de la Clínica Universitaria de la Salud, Universidad Católica del Uruguay.

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Formación 1

En el año 2015, la entonces Facultad de Odontología de la Universidad Católica del Uruguay (UCU) inició un camino de transformación silenciosa pero profunda, al adoptar un sistema digital de historia clínica. Esta decisión respondió a una necesidad operativa: ordenar los procesos asistenciales, mejorar el registro clínico y sistematizar la práctica estudiantil. Con el paso del tiempo, sin embargo, lo que comenzó como una solución funcional se consolidó como un verdadero eje articulador entre la asistencia, la docencia, la gestión y la investigación clínica.

 

 

Este artículo relata esa experiencia. Una experiencia que no solo abarca ya casi una década, sino que se ha ampliado desde su origen en la clínica odontológica a otras disciplinas de la salud, como fisioterapia, fonoaudiología, nutrición, psicología, psicopedagogía y enfermería. Lo hace desde el convencimiento de que la historia clínica digital, lejos de ser una herramienta neutra, tiene el potencial de moldear la cultura institucional, transformar la formación profesional y mejorar sustantivamente la calidad de la atención a los pacientes.

 

Un software que acompaña la evolución

La implementación del sistema SmileSoftware, desarrollado por la empresa Cibermundo (México), coincidió con un proceso más amplio de crecimiento y profesionalización de la UCU en el ámbito de la salud.

En 2014, la universidad emprendió una reconfiguración académica que llevó, entre otras acciones, a la integración de la actividad clínica de sus programas académicos de salud en una única estructura: la Clínica Universitaria de la Salud. Esta nueva unidad pasó a alojar, bajo un mismo modelo de gestión, las prácticas clínicas de todas las disciplinas de grado y postgrado que involucraban atención a personas reales, con supervisión docente y objetivos curriculares claramente definidos.

 

La gestión de turnos, formularios clínicos, presupuestos, seguimiento económico y registro asistencial convergen en una única plataforma, permitiendo operar con mayor eficiencia.

 

Fue en ese contexto que SmileSoftware, inicialmente concebido para registrar las historias clínicas odontológicas, comenzó a mostrar su potencial para escalar como sistema integral de gestión clínica. Su capacidad de adaptación, su arquitectura modular y su diseño amigable para entornos académicos facilitaron su extensión a nuevas carreras, respetando la especificidad de cada una, pero integrándolas en un ecosistema clínico común.

 

Hoy, el software es utilizado cotidianamente por docentes y estudiantes de múltiples programas. La gestión de turnos, los formularios clínicos, los procesos de presupuestación, el seguimiento económico y el registro asistencial convergen en una única plataforma, permitiendo no solo operar con mayor eficiencia, sino también pensar con mayor profundidad.

 

 

 

Software para Odontología

La experiencia más desarrollada, compleja y sistematizada de este software sigue siendo la de la carrera de Odontología. Esto no es casual: Odontología combina una alta carga clínica, una gran variedad de prestaciones, una estrecha relación entre estudiante y paciente, y una logística compleja en cuanto a insumos, equipos, tiempos, laboratorios y registros.

Desde 2015, todos los pacientes asistidos por estudiantes en la clínica odontológica de UCU cuentan con una historia clínica digital unificada. El registro comienza desde el primer contacto: solicitud de turno, antecedentes personales, consentimiento informado, derivación. Luego se documenta cada instancia del proceso diagnóstico: anamnesis, examen clínico, fotografías, imágenes radiográficas, periodontogramas, índices diagnósticos como ICDAS y IOTN, estudios complementarios, clasificación ASA, y otros instrumentos según el caso.

El sistema permite que cada estudiante registre, bajo supervisión docente, sus observaciones, diagnósticos diferenciales y plan de tratamiento. Todo esto queda trazado en la historia clínica, lo cual permite a docentes y coordinadores visualizar de forma clara y ordenada la evolución de cada caso y el desempeño de cada estudiante.

 

La trazabilidad completa, desde la planificación hasta la ejecución y cierre del tratamiento, permite controlar y detectar desviaciones o problemas antes de que se agraven.

 

Además del componente clínico, SmileSoftware ha sido crucial para ordenar aspectos logísticos y económicos. El software permite presupuestar tratamientos, registrar pagos, controlar deudas y verificar el cumplimiento del paciente. Cada acto clínico está vinculado a un consumo de insumos y a una prestación arancelada (o bonificada). La información queda disponible en tiempo real para la coordinación clínica, los laboratorios, la administración y, cuando corresponde, para las autoridades académicas.

Esta trazabilidad completa, desde la planificación hasta la ejecución y cierre del tratamiento, permite controlar con precisión el uso de los recursos, mejorar la eficiencia y detectar desviaciones o problemas antes de que se agraven. Por ejemplo, si un estudiante falta reiteradamente a su turno, si un paciente interrumpe su tratamiento o si un laboratorio demora una entrega, el sistema emite alertas y deja registro para intervenir a tiempo.

 

Dimensiones pedagógicas y evaluativas

La historia clínica digital ha permitido también un rediseño profundo del enfoque pedagógico. En la UCU, los formularios y flujos de trabajo en SmileSoftware fueron adaptados para alinearse con las metodologías activas que se utilizan en clase. Esto significa que no se trata simplemente de digitalizar la vieja historia clínica en papel, sino de concebirla como un entorno de aprendizaje.

Además, este software permite documentar presentaciones de caso, subir archivos multimedia y registrar interconsultas con otras disciplinas, lo que refuerza el carácter transversal y colaborativo del proceso educativo. El sistema no solo almacena datos clínicos, sino también evidencia de aprendizaje y desarrollo profesional.

 

Hoy es posible conocer con exactitud cuántas prestaciones se realizan por día, por clínica, por estudiante y por tipo de tratamiento.

 

Control, gobernanza y decisiones institucionales

Uno de los grandes aportes del software ha sido su capacidad para dar visibilidad a los procesos asistenciales. En sistemas clínicos complejos como el universitario, donde conviven múltiples carreras, cientos de estudiantes, decenas de docentes y miles de pacientes, es fácil perder de vista lo que ocurre en la práctica. La historia clínica digital permitió superar esa opacidad.

Gracias a SmileSoftware, hoy es posible conocer con exactitud cuántas prestaciones se realizan por día, por clínica, por estudiante, por tipo de tratamiento. También se puede saber cuáles son los insumos más utilizados, los tratamientos más demandados, los casos que no han tenido seguimiento, las deudas acumuladas, o los laboratorios con mayor carga de trabajo. Toda esta información es un insumo valioso para la gestión institucional.

 

 

Desde el punto de vista estratégico, la información que genera el sistema ha servido para tomar decisiones relevantes: reorganización de la agenda, rediseño de turnos, compra de materiales, contratación de personal, evaluación de desempeño y optimización de circuitos logísticos. También ha servido para responder a requerimientos legales, peritajes, auditorías o solicitudes de información clínica de pacientes, siempre respetando los marcos normativos de confidencialidad y seguridad.

La existencia de un sistema robusto, confiable y trazable ha fortalecido la gobernanza clínica de la universidad. Las decisiones ya no se toman solo por intuición o urgencia, sino también con base en datos objetivos. Esto no elimina la sensibilidad institucional, ni la necesidad de contemplar situaciones especiales. Pero permite que esas excepciones se manejen con responsabilidad, dejando registro, evaluando su impacto y respetando la coherencia de la política general.

 

Expansión a otras disciplinas

A partir de 2020, con la creación de la Facultad de Ciencias de la Salud, el uso de SmileSoftware se extendió a nuevas disciplinas. Este proceso fue gradual, respetuoso de los tiempos y culturas de cada carrera, y acompañado por un trabajo sistemático de sensibilización, capacitación y adaptación funcional.

Hoy, Fisioterapia utiliza el sistema para registrar valoraciones funcionales y planes de rehabilitación. Fonoaudiología lo emplea para documentar evaluaciones del lenguaje y sesiones terapéuticas. Psicología y Psicopedagogía lo han integrado en modalidades electivas y en el registro de entrevistas. Nutrición lo emplea para evaluaciones clínicas y planificación alimentaria.

Esta expansión ha generado múltiples beneficios: facilita el seguimiento interdisciplinario de pacientes, evita duplicación de datos, permite coordinar agendas y aprovechar recursos comunes. Pero también ha puesto de manifiesto nuevos desafíos: la necesidad de consensuar criterios de registro, asegurar estándares éticos, y definir responsabilidades institucionales claras en cuanto a privacidad, formación y calidad asistencial.

 

Un sistema informático no resuelve por sí solo los problemas de gestión, pero es un potente catalizador de liderazgo, formación y compromiso.

 

Como todo proceso de transformación institucional, este camino no ha estado exento de dificultades. La implementación sostenida del sistema ha requerido un esfuerzo constante de capacitación, acompañamiento y resolución de obstáculos prácticos. Aún hoy existen resistencias, tanto por hábitos arraigados como por la dificultad de equilibrar el uso intensivo de herramientas digitales con la carga clínica y docente. Del mismo modo, hay funcionalidades del sistema cuyo potencial aún no hemos aprovechado plenamente, como la planificación avanzada por sesiones, la evaluación automática de desempeño o la explotación epidemiológica de la base de datos. Sin embargo, hemos logrado sostener una dirección clara, con avances consistentes, aprendiendo de los errores y apoyándonos en la evidencia de que una historia clínica bien utilizada mejora la calidad asistencial, fortalece la formación y da soporte a decisiones institucionales más justas y fundamentadas.

 

Aprendizajes institucionales

El recorrido realizado ha dejado muchas enseñanzas. La primera es que un sistema informático no resuelve por sí solo los problemas de gestión, pero puede ser un potente catalizador de soluciones si se lo acompaña con liderazgo, formación y compromiso.

La segunda es que la digitalización clínica no puede limitarse a informatizar procesos antiguos: debe servir para repensarlos. El diseño de formularios, los flujos de trabajo, los indicadores de seguimiento, los criterios de evaluación, todo puede y debe ser revisado a la luz de las posibilidades que abre una historia clínica moderna.

La tercera es que la cultura institucional se modifica cuando la información circula, se comparte y se aprovecha para aprender. SmileSoftware ha permitido desarrollar una memoria clínica colectiva, una trazabilidad operativa y una base para la mejora continua que antes eran impensables.

Y la cuarta enseñanza es que es posible integrar la clínica con la academia, sin sacrificar la calidad de ninguna. Más aún: cuando se hace con inteligencia y responsabilidad, ambas se fortalecen.

 

Conclusión

A casi diez años de su implementación, la experiencia de la Universidad Católica del Uruguay muestra que la historia clínica digital puede ser mucho más que una herramienta administrativa. Puede ser un puente entre disciplinas, un entorno de aprendizaje, un instrumento de gestión y una fuente de conocimiento.

Lo que comenzó como una solución para mejorar los registros de una clínica odontológica universitaria, es hoy una política institucional consolidada, con impacto en la formación de cientos de estudiantes, la asistencia de miles de pacientes y la gestión responsable de los recursos. Y lo más importante: con potencial aún no del todo explorado para la investigación clínica, la colaboración interinstitucional y el desarrollo de una odontología latinoamericana basada en datos, evidencia y excelencia.

 

 

 

 

 

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