Dental Tribune Latin America
El autor recomienda comunicar a todos los pacientes que la clínica reabrió y que pueden agendar sus citas de tratamiento pendiente y limpiezas atrasadas por la pandemia. (Foto: 123RF)

Recuperación del consultorio dental

By Juan B. Sanmartín Jr.
June 07, 2021

El retorno a la “Nueva Normalidad” para los consultorios dentales depende de muchos factores, pero aquellos odontólogos que tuvieron la visión de tener su propio local, sin deuda, con liquidez y suficientes reservas para perseverar varios meses, obviamente están en mejores condiciones de enfrentar esta crisis y las futuras.

El retorno a la “Nueva Normalidad” para los consultorios dentales depende de muchos factores, pero aquellos odontólogos que tuvieron la visión de tener su propio local, sin deuda, con liquidez y suficientes reservas para perseverar varios meses, obviamente están en mejores condiciones de enfrentar esta crisis y las futuras.

El Covid-19 ha cambiado la Odontología más rápido que cualquier otra crisis en el pasado y todavía no se ha superado. Problemas de inundación, rotación de personal, meses de baja producción, un mal año, una compra costosa que resultó en pérdida, sociedades con otros odontólogos que no funcionaron, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, problemas fiscales, problemas legales han plagado los consultorios desde sus inicios.

"Se debe resaltar a los pacientes la importancia de la Salud bucal y su Conexión Oral Sistémica: un paciente con Problemas Periodontales tiene 9 veces más posibilidades de morir si se contagia con Covid".

Pero hasta que llegó esta pandemia, la mayoría de las clínicas dentales no habían enfrentado una crisis de esta magnitud, por ende, nunca se prepararon para ello. Aunque hubieran hecho un Análisis FODA (Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), es muy improbable que se hubiera identificado una Pandemia Mundial en la categoría de Amenazas, para haber tomado las providencias con suficiente tiempo.

Entre las estrategias iniciales para la Reactivación del Consultorio están:

  1. Llamadas telefónicas. Los pacientes apreciarán que sea el mismo odontólogo (quien llame y les dé seguridad), pero todo el staff debe llamar uno por uno a cada paciente para tranquilizarlos y asegurarles que es seguro ir al consultorio con la experiencia en Bioseguridad y los Cuestionarios previos a la consulta, sumado a las precauciones universales y las normas internacionales que se observan, que hacen seguros los tratamientos.
  2. Redes Sociales. Usar Instagram, Facebook y otras redes sociales para comunicar que están atendiendo y los protocolos estrictos de Bioseguridad que se emplean y postear fotos de pacientes (autorizadas por ellos) que han sido atendidos. Mantener permanentes posts de los servicios, tecnología, innovación, protocolos de bioseguridad.
  3. Comunicaciones masivas. Enviar emails a cada paciente de la cartera (con copia oculta), comunicando que están atendiendo, la forma y horarios. Igualmente, el WhatsApp es muy útil para informar a los pacientes que la clínica reabrió y que pueden agendar sus citas de tratamiento pendiente y limpiezas periódicas atrasadas por la pandemia y aprovechar para divulgar la importancia de la Salud bucal y la Conexión Oral Sistémica que existe: un paciente con Problemas Periodontales tiene 9 veces más posibilidades de morir si se contagia con Covid.
  4. Website. Actualizar la Información Covid y comunicar la disponibilidad para atender pacientes. La página debe ser muy explícita, detallada, con testimonios, fotos, hoja de vida de los odontólogos y que proyecte Transparencia, Profesionalismo, Credibilidad, Confianza, Innovación.
  5. Generación de ingresos. Programar los Casos Productivos lo antes posible, pero igualmente enfocarse en reactivar pacientes a través de Citas de Examen Periódico y Profilaxis y darles seguimiento a los pacientes con procedimientos más productivos. Cuanto más rápido los ingresos aumenten, más rápido el consultorio puede tener liquidez. Los tratamientos dentales deben ser pagados el día que se prestan, esto ayudará a mantener Salud Financiera y evitar dar créditos, pues para eso están las Entidades Crediticias y los Bancos.
  6. Control de gastos. Las prácticas que quieren sobrevivir tienen que monitorear y reducir los gastos. La mejor manera es revisar la lista de gastos es ir de los más grandes hasta el más pequeño. Se debe eliminar todo gasto no esencial y que no contribuya a la recuperación, hay que optimizar recursos y mejorar los sistemas. Una manera de analizar esto es seguir el Método RACE, que significa Reducir, Acelerar, Cambiar o Eliminar. Evalúe cada rubro de gasto preguntando si puede ser Reducido, Acelerado, Cambiado o Eliminado. Tenga presente que son decisiones provisionales, enfocadas sólo para la Etapa de Recuperación. De hecho, en la medida que la actividad aumente, se debe invertir en renovación y en adquirir nueva tecnología.
  7. Liquidez. Cuando los negocios tienen liquidez, pueden operar desde una posición de fortaleza, lo cual ayuda a que sean exitosos. Estudios realizados en prácticas dentales de EE UU mostraron que un 90% de las clínicas tenían menos de 1 mes de efectivo disponible para cubrir gastos. Lo ideal es tener el equivalente a 6 meses de reservas de dinero disponible. Es importante realizar esfuerzos para obtener una reserva de efectivo.
  8. Captar nuevos pacientes. Un paciente nuevo puede representar de 2 a 3 veces la producción de un paciente activo; por ende, cuanto más rápido se admitan muchos pacientes nuevos, más elevada será la productividad. 

Conclusión

Cada clínica necesita desarrollar un plan estratégico de recuperación; son tiempos sin precedentes y no hay un libro guía. La oportunidad debe aprovecharse para prepararse para la próxima crisis. Con una fuerte ética de trabajo, excelente servicio al paciente, haciendo entrenamiento cruzado, administrando de forma óptima los sistemas y recursos disponibles, bajo un liderazgo proactivo, ético y con resiliencia, la recuperación será posible, aunque tomará posiblemente unos 12 a 18 meses volver a los niveles previos a la pandemia, debido a un porcentaje importante de desempleo, provocado por cierre de muchas empresas y a una larga serie de factores.

El filósofo Heráclito de Éfeso en el siglo V planteó: Todo fluye, nada permanece. Es decir, todo cambia, nada permanece igual. Lo que quiere decir es que todas las cosas que forman nuestro mundo siempre están en movimiento y hay una transferencia de energía constante, lo cual genera cambios. Por lo tanto, lo que corresponde es que cambiemos con los cambios, adaptémonos a los mismos y preparémonos para lo inimaginable, pues de esa forma estaremos en mejores condiciones de enfrentar lo impensable.

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El Dr. Juan B. Sanmartín Jr., DDS, FICOI, MICOI, es conferencista internacional, y especialista en gestión del consultorio con práctica privada en Panamá. 

 

 

 

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