DT News - Latin America - Finanzas sanas, controlando ingresos y gastos (1)

Marco Antonio Benítez Arteche

mar. 17 marzo 2020

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El autor, reconocido experto en el desarrollo de programas de software específicamente para la clínica dental, ofrece en esta primera parte de dos artículos consejos para sanear las finanzas de la clínica. Las colaboraciones del Ing. Benítez están destinadas a asesorar a la comunidad odontológica sobre programas informáticos y formas de hacer más eficiente la consulta.

GESTION DE LA PRACTICA

“En el tema de los ingresos económicos de la clínica, es importante conocer cuáles son los ingresos por cada periodo de tiempo".

En artículos anteriores (ver enlaces al final del artículo), comenté sobre los elementos básicos que se requieren para hacer una planeación estratégica de la clínica dental, viéndola desde el punto de vista de una empresa de servicios. Describí la primero la importancia de definir la visión, misión y valores de la clínica, y en la segunda parte abordé el tema de los pilares que sostienen la clínica, que son la organización, el ejecución y el control, pilares basados en la planeación para la obtención de las metas planteadas. En el presente artículo, voy a abordar parte de los pilares de ejecución y control,cuyo tema es finanzas sanas controlando ingresos y gastos.

Una premisa importante para la obtención de objetivos es la mejora continua en los procesos que se realizan en la clínica. En el caso de los ingresos, para controlar y mejorar tenemos que medir y para medir tenemos que registrar; “registrar” es la palabra clave, si no registramos lo que hacemos, no podremos medir y por lo tanto no sabremos qué mejorar y mucho menos qué controlar. Para el registro de la información, una ayuda muy importante y básica es el uso de la tecnología, y me refiero al uso de software que nos permita registrar de la manera más automatizada posible todo lo que hacemos.

Para mantener unas finanzas sanas, se requiere tener los ingresos necesarios para estar por encima del punto de equilibrio, es decir, por encima de los gastos que permiten a la clínica operar. Los ingresos que estén por encima del punto de equilibrio son lo que nos permitirá crecer y lograr la visión que nos hemos planteado. Una clínica dental, a diferencia de otras clínicas en el segmento de ciencias de la salud, requiere de equipamiento especializado y normalmente de costo alto, y esto es parte del pilar de la organización que mencioné en artículos pasados en donde se define por una parte la infraestructura de equipo necesaria para lograr los objetivos de acuerdo con la especialidad. Es importante destinar un porcentaje de los ingresos resultado de la utilidad a la reinversión, lo cual nos permitirá mejorar y en consecuencia generar más pacientes nuevos, más pacientes fieles y mayores ingresos.

En el tema de los ingresos económicos de la clínica, es importante conocer cuáles son los ingresos por cada periodo de tiempo. Para esto, es necesario tener registrado cada ingreso: el paciente, la fecha, el tratamiento y el odontólogo que lo atendió para conocer si forma parte del equipo base de la clínica que esta en los gastos operativos o si es un odontólogo externo que brinda el servicio a la clínica y que se le paga un porcentaje de los procedimientos realizados.

La identificación de los ingresos es importante para poder comparar con los objetivos planteados; ejemplo, ingresos esperados mensuales, trimestrales, anuales, ingresos de pacientes nuevos, ingresos de pacientes que regresan, ingresos por tipo de tratamiento. Como mencioné en artículos pasados, si no se tienen metas claras medibles, no se pueden lograr objetivos que no existen. Las metas por cumplir es lo que nos da la motivación por mejorar y, al mismo tiempo, tomar decisiones en los casos que no estemos cumpliendo con las mismas.

En artículos siguientes veremos estrategias a realizar para mantener y mejorar los ingresos; por el momento, lo importante es que todo ingreso se registre para poder medir y obtener informes y estadísticas. Conocer los ingresos por tipo de tratamiento nos indica cuáles son los tratamiento que más procedimientos se realizan y cuáles representan los mejores ingresos. En términos generales, aplica la ley de Pareto en donde el 20% de los procedimientos que realizamos a pacientes, nos dan el 80% de los ingresos y lo importante es conocer cuáles son esos procedimientos y cuáles forman parte de los menores ingresos que demandan más volumen para mejorar los ingresos o cuáles son los tratamientos que otorgan salud bucal al paciente con costo bajo para crear estrategias de marketing.

Cuando se tiene en la clínica servicio de odontólogos externos, normalmente especialistas que ayudan a complementar los servicios de clínicas integrales, y a estos odontólogos se las paga en base a procedimiento realizado y cobrado, es básico que identificar los procedimientos realizados y el costo directo que representa cada uno de los procedimientos para poder calcular el porcentaje del honorario basado en ingreso menos costos, lo que sería la utilidad. Esta información también la puede proporciona un software o sistema de información.

En el próximo artículo vamos a abordar la otra parte importante para mantener la finanzas sanas, que es registro y control de los gastos de la clínica, conocer el destino de los gastos, el costo directo e indirecto de los tratamientos, el costo de hora-sillón, un término fundamental que todo odontólogo debe conocer, y también veremos el balance de los ingresos vs los gastos.

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El Ingeniero Marco Benítez ha desarrollado programas de software educativo que se han instalado en más de 30 universidades en América Latina, al igual que programas de administración para clínicas y consultorios privados, como dentis365. Contacto: marco.benitez@cibermundo.com.mx

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