Formación 2
 Estrategias para triunfar en la Gestión Dental

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Autor: El Dr. José Ignacio Chávez Paz es Director del Centro Dental Docente, Facultad de Estomatología, Universidad Peruana Cayetano Heredia.

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Formación 2

La gestión efectiva de una clínica dental universitaria requiere un enfoque basado en datos para garantizar tanto la calidad asistencial como la formación integral de los futuros profesionales en estomatología (Gráfico 1).

 

 

En un entorno donde convergen la atención clínica, la docencia y la investigación, las decisiones basadas en datos se convierten en un pilar fundamental para optimizar recursos, mejorar los resultados clínicos y satisfacer las necesidades de pacientes, estudiantes y la comunidad.

 

 

El valor de los datos en la Gestión Dental Universitaria

En el ámbito odontológico, la toma de decisiones informada es crucial para alinear los objetivos clínicos, educativos y administrativos. Los datos, cuando se recopilan, analizan y aplican correctamente, permiten identificar patrones, prever tendencias y abordar deficiencias de manera proactiva¹. En el Centro Dental Docente (CDD) de la Facultad de Estomatología de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, los datos provienen de múltiples fuentes: historias clínicas electrónicas, encuestas de satisfacción de pacientes, indicadores de rendimiento académico de los estudiantes, estadísticas de procedimientos realizados y estudios epidemiológicos sobre la salud bucal de la población atendida.

La importancia de los datos trasciende la mera recolección; su análisis profundo transforma la información en conocimiento para poder tomar las acciones debidas¹. Por ejemplo, en una auditoría reciente en el CDD evaluamos la calidad del registro de historias clínicas electrónicas aleatoriamente y analizadas según la Norma Técnica de Salud NTS N.º 029-MINSA/DIGEPRES-V.02^2,8. Los resultados revelaron deficiencias en el registro de ciertos campos, como antecedentes médicos completos, lo que llevó a la implementación de capacitaciones específicas para el personal y estudiantes, mejorando la calidad asistencial y el valor medico-legal de los registros⁴.

 

Las herramientas de SmileSoftware permiten analizar en tiempo real indicadores clave, como el número de primeras visitas, la productividad por área clínica y la retención de pacientes por servicio.

Toma de decisiones basada en datos

1. Optimización de la atención clínica

La gestión clínica en el CDD se fundamenta en el análisis de datos para garantizar una atención eficiente y centrada en el paciente. Por ejemplo, tener el conocimiento del perfil de paciente que llega a cada uno de nuestros locales nos ayudó a determinar el rango de horarios que deberíamos tener, evitando abrir un turno noche que no se vería reflejado en un aumento de pacientes, ya que éstos son mayoritariamente personas de más de 55 años cuyo horario preferido de atención es de día. Además, el uso de herramientas de Business Intelligence, como las desarrolladas por plataformas como SmileSoftware⁹, permite analizar en tiempo real indicadores clave, como el número de primeras visitas, la productividad por área clínica y la retención de pacientes por servicio, entre otros. En el CDD implementamos un sistema similar para monitorear la demanda de servicios, lo que nos permitió redistribuir recursos humanos y materiales hacia áreas de mayor necesidad, así como influir en la decisión de compra de equipos para las áreas que presentan un mayor margen de contribución (Gráfico 2).

 

 

2. Mejor formación académica

La formación de estudiantes en el CDD se beneficia enormemente del análisis de datos. Llevamos un cuadro con los tratamientos fallidos por área, lo cual es comunicado a los jefes de área para que puedan reforzar en sus alumnos la enseñanza en estos tratamientos³. Compartimos con cada área un análisis de los tratamientos que más realizan para que así puedan redefinir la ruta de sus casos clínicos y tratamientos que deberían realizar. Trabajamos en conjunto con el área académica los kits de materiales que debemos entregar por procedimiento para estandarizar las técnicas a utilizar durante la enseñanza de los alumnos³.

 

La adopción de este enfoque ha generado beneficios como mejor calidad asistencial, formación de excelencia, sostenibilidad financiera e impacto comunitario.

 

3. Gestión administrativa y eficiencia operativa

La gestión administrativa del CDD se apoya en datos para optimizar recursos y garantizar sostenibilidad¹. Por ejemplo, la implementación de un software que nos permite hacer el seguimiento del material entregado en almacenes hasta el usuario final (alumno) logró realizar compras inteligentes permitiéndonos reducir el gasto en materiales 25% sin sacrificar calidad y aumentando los ingresos. Además, conocer en detalle los gastos de materiales nos ha llevado a realizar compras trimestrales de materiales, consiguiendo mejores resultados en las negociaciones con las casas comerciales. Y conocer los márgenes de contribución de las diferentes áreas del CDD, nos ha llevado a redistribuir el personal con la finalidad de ayudar en el aumento de la productividad de todas aquellas áreas que se encuentran por debajo de nuestros requerimientos (Gráfico 3).

 

 

4. Desafíos en la implementación

A pesar de los avances, el CDD enfrenta retos en la gestión basada en datos. El odontólogo en general no está acostumbrado a que las decisiones administrativas de un centro dental estén basadas en datos y el área académica prefiere tomar sus decisiones sin tomar en cuenta muchas veces a la Dirección Clínica. Ante esto, el poder demostrarles que nuestras decisiones se basan en datos nos ayuda mucho para lograr la compenetración adecuada y la aceptación de nuestras sugerencias para el mejor desarrollo del CDD. Otro desafío es la integración de datos provenientes de múltiples fuentes². Por ejemplo, la información de historias clínicas electrónicas y los indicadores de satisfacción del paciente no siempre están alineados en un solo sistema. Para resolver esto, el CDD está en la tarea de implementar un sistema centralizado de gestión de datos, que permita un acceso rápido y seguro a la información desde cualquier dispositivo, mejorando la toma de decisiones en tiempo real.

 

Impacto y beneficios

La adopción de un enfoque basado en datos ha generado múltiples beneficios en el CDD:

 

• Mejor calidad asistencial: la evaluación de historias clínicas electrónicas y la implementación de programas preventivos ha reducido la incidencia de complicaciones clínicas.

 

• Formación de excelencia: los estudiantes graduados reportaron un alto porcentaje de satisfacción con su preparación clínica, gracias a la integración de tecnologías como Realidad Virtual Háptica y protocolos basados en evidencia⁵.

 

• Sostenibilidad financiera: la optimización de recursos y la reorientación de servicios hacia áreas de alta demanda han incrementado la rentabilidad del CDD, permitiendo reinvertir en infraestructura y tecnología.

 

• Impacto comunitario: los programas de salud pública dental, como el de prevención de caries en niños, han beneficiado a más de 1,000 familias en comunidades vulnerables de Lima en 2025, fortaleciendo el rol social de la UPCH.

 

Conclusión

La toma de decisiones basada en datos en el Centro Dental Docente de la Universidad Peruana Cayetano Heredia es un pilar estratégico que integra la atención clínica, la formación académica y la gestión administrativa¹. A través del análisis de datos provenientes de historias clínicas, indicadores de rendimiento y estudios epidemiológicos, el CDD ha logrado optimizar recursos, mejorar la calidad asistencial y formar profesionales competentes y éticos. Para lograrlo, trabajamos con el software especializado en clínicas dentales universitarias SmileSoftware⁹ que nos proporciona los datos necesarios para una gestión eficiente.

Sin embargo, persisten desafíos como la capacitación tecnológica y la integración de datos, que requieren un enfoque continuo de innovación y colaboración. Como Director, reafirmo el compromiso del CDD con la odontología basada en la evidencia, asegurando que cada decisión contribuya al bienestar de nuestros pacientes, estudiantes y la comunidad peruana.

 

Referencias

1. Wichmann M, Funk B. Data-driven decision making in healthcare: Applications and challenges in dentistry. J Dent Res. 2020;99(8):863-70.
2. Kruse CS, Stein A, Thomas H, Kaur H. The use of electronic health records to support population health: A systematic review of the literature. J Med Syst. 2018;42(11):214.
3. Field JC, Cowpe JG, Walmsley AD. The graduating European dentist: A new undergraduate curriculum framework. Eur J Dent Educ. 2017;21(S1):2-10.
4. Sanz M, Meyle J. Quality of reporting in clinical research in implant dentistry: The need for improvement. J Clin Periodontol. 2010;37(10):873-80.
5. Dutã M, Amariei C, Bogdan CM. An overview of virtual and augmented reality in dental education. Oral Health Dent Manag. 2016;15(1):42-9.
6. Petersen PE, Kwan S. Equity, social determinants and public health programmes—the case of oral health. Community Dent Oral Epidemiol. 2011;39(6):481-7.
7. Watt RG, Sheiham A. Integrating the common risk factor approach into a social determinants framework. Community Dent Oral Epidemiol. 2012;40(4):289-96.
8. Ministerio de Salud del Perú (MINSA). Norma Técnica de Salud NTS N.º 029-MINSA/DIGEPRES-V.02: Norma Técnica para la Gestión de la Historia Clínica. Lima: MINSA; 2017.
9. Software especializado en clínicas dentales universitarias www.smilesoftware.com.mx.

 

 

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