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Finanzas sanas, controlando ingresos y gastos (2)

El autor, reconocido experto en el desarrollo de programas de software, ofrece en esta segunda parte consejos para sanear las finanzas de la clínica. Las colaboraciones del Ing. Benítez están destinadas a asesorar a la comunidad odontológica sobre las formas de hacer la consulta más eficiente.

  GESTION DE LA PRACTICA  

Cuando hablamos de finanzas sanas, nos referimos a mantener a la clínica por encima del punto de equilibrio".

Continuando con la serie de artículos sobre cómo mantener una administración eficiente de la clínica odontológica usando la mejor tecnología, hoy nos toca la segunda parte del tema “Finanzas Sanas, controlando ingresos y gastos”. En el artículo anterior referente a este tema, escribí sobre la importancia de registrar, clasificar y medir los ingresos para compararlos con las metas mensuales, trimestrales y anuales. De la misma manera, conocer de dónde provienen los principales ingresos para determinar qué porcentaje es de pacientes nuevos o pacientes que regresan, de la misma manera conocer cuáles son los procedimientos clínicos que generan los principales ingresos.

La otra parte importante para mantener las finanzas sanas es la contraparte de los ingresos, que es controlar los gastos, que es el tema principal del presente artículo. Cuando hablamos de finanzas sanas, nos referimos a mantener a la clínica por encima del punto de equilibrio. El punto de equilibrio se da en una clínica o cualquier tipo de empresa, en el momento que sus ingresos son iguales a los gastos de operación. Hablar de estar por encima del punto de equilibrio significa que estamos obteniendo más ingresos que los gastos de operación;  en caso contrario, estar por debajo del punto de equilibrio, significa que estamos gastando más que lo que producimos y eso lleva a cualquier clínica o empresa a su fin.

En el caso de una clínica nueva o cuando se hace una fuerte inversión de mejoras, el siguiente punto después de pasar el punto de equilibrio es conseguir el retorno de la inversión. Cada ingreso extra al punto de equilibrio se debe restar del capital que se utilizó en ese negocio inicial o en esa inversión para mejoras. Esta parte la recomiendo tenerla muy clara y controlada para asegurar que la clínica está avanzando conforme a las metas planteadas. Después del punto de equilibrio, viene lo que todo negocio espera, que son las utilidades a lo que se conoce como una clínica rentable que genera utilidades.

Toda inversión que se va a realizar para una clínica o una fuerte remodelación debe estar plasmada en un plan de negocio, el cual es una de las herramientas de la planeación estratégica que comenté en los primeros artículos, cuando hacía referencia a los pilares de planeación y administración, que son previos a la ejecución y al control (si no los han leído, se los recomiendo). En el plan de negocios, debe estar plasmado en qué momento se debe obtener el retorno de la inversión (ROI por sus siglas en inglés), porque no puede ser eterno, debe existir una fecha estimada para poder medir y asegurar que se están haciendo las acciones necesarias, lo mismo que pasa con las utilidades.

Control de gastos

Al igual que en el caso de los ingresos, para poder controlar los gastos, primero se deben registrar para medir comparando con lo planeado y así poder controlar (Planear, Registrar, Medir y Controlar). Una parte muy importante es tener bien diferenciados los gastos indirectos y los gastos directos de los gastos de operación.

Los gastos directos son los que se hacen al realizar los procedimientos clínicos o consulta a los pacientes, es decir, si no tengo paciente, no tengo este gasto. Ejemplo de estos gastos son: materiales dentales-medicamentos del procedimiento, campos clínicos, guantes, cubrebocas, gasto de laboratorio, radiografía, etc. En el caso que el procedimiento sea realizado por un odontólogo especialista externo a la clínica, se bebe considerar el gasto del honorario como gasto directo.

Para tener con claridad el costo directo de un procedimiento relacionado con materiales y medicamentos, se debe tener la relación y costo de cada insumo; a continuación listo un ejemplo de algunos costos directos requeridos para hacer una obturación:

INSUMO PORCION COSTO POR PORCIÓN
Eyector 1 $
Aguja 1 $
Anestesia Tópica 1 $
Anestesia al 3% 1 $
Resina 1 $
Guantes 1 $
Cubre boca 1 $
Etc. Etc.

Para obtener el costo por porción, se debe dividir el costo total del material entre su rendimiento en porciones.

Una parte muy importante es diferenciar los gastos indirectos y directos de los gastos de operativos.

Tener conocimiento claro de los costos por procedimiento, nos permitirá ubicar la base para los precios del servicio y así sumar la parte proporcional de los costos indirectos. Es del todo conocido que basar los precios solamente en precios de mercado no es la mejor estrategia, sobre todo cuando tenemos un diferencial en la calidad de los materiales y del servicio que se ofrece.

Los gastos indirectos, también conocidos como gastos fijos, son todo gasto que se tiene el compromiso de ejercer independientemente que se tenga o no ingreso o pacientes. Me refiero a gastos como la renta de la clínica, los sueldos del personal (recepción, asistentes, etc.), teléfono, internet, publicidad, contador, gastos de artículos de limpieza, etc. Un punto importante que recomiendo es incluir el honorario del odontólogo o odontólogos operativos en la clínica, este es un gasto de sueldo que se debe estimar desde la planeación. Un odontólogo que trabaja solo en su propia clínica también tiene sus necesidades personales por cubrir, y esto debe estar considerado en los gastos indirectos, de otra manera un gasto variable en este rubro no permite conocer cuál es el punto de equilibrio.

Lo mismo aplica para el caso en que la clínica esté ubicada en un inmueble propiedad del odontólogo o de los socios de la clínica; este gasto debe tener un valor igual al de mercado y se debe tener claro y registrado como indirecto, para evitar tener costos ocultos.

El costo indirecto es sobre el que se debe tener mayor control, como lo comentamos ese costo se hace independientemente de tener pacientes o incluso algunos de estos gastos se dan cuando la clínica está cerrada por días feriados.

Lo anterior me da lugar a comentar sobre el término de Costo Sillón (Unidad dental). Calcular el costo sillón nos da la visión del costo de tener una clínica sin paciente. Los factores que intervienen para este cálculo son todos los gastos indirectos. Como ejemplo, pongo el siguiente escenario:

Pensemos en que se tiene una clínica con un solo sillón dental que trabaja 8 horas por 6 días a la semana, esto nos da un estimado de 192 horas al mes. Por otro lado, tenemos como ejemplo gastos fijos mensuales (renta, asistente dental, recepcionista, teléfono, internet, etc.) por un valor de $20,000.

Si dividimos los gastos mensuales entre el número de horas potenciales a la semana (20,000/192), nos da como resultado un costo por sillón de $104 (pesos o cualquier moneda de su país).

Lo relevante de lo anterior es que, independientemente de que se tenga o no paciente, la clínica gasta $104 por hora, de aquí nos da la importancia de confirmar citas de pacientes para asegurarnos de no tener este gasto en vano y de valorar también todo el tiempo que no tenemos paciente en horas de clínica; ya sea por falta de estrategia, por retraso en procedimiento con otro paciente o periodos de merecidas vacaciones, estos gastos no paran.

Tener un balance mensual de ingresos y gastos comparado contra presupuestos es una herramienta importante para el análisis de resultados y poner atención en los puntos a mejorar.

Mi recomendación es contar con sistema de información (software) que le permita registrar de origen tanto los ingresos como los gastos y que genere gráficas para el análisis de los resultados, sin necesidad de llevar papel o repetir el trabajo en hojas de cálculo, porque esa forma termina por abortarse ya que muchas veces no se tiene el tiempo. En cambio, los programas tecnológicos van registrando todos los datos de forma automática conforme se van generando. Para lograr una administración eficiente es necesario actualmente apoyarse en las herramientas tecnológicas que nos facilitan y automatizan este trabajo.

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El Ingeniero Marco Benítez ha desarrollado programas de software educativo que se han instalado en más de 30 universidades en América Latina, al igual que programas de administración para clínicas y consultorios privados, como dentis365. Contacto: marco.benitez@cibermundo.com.mx

Recursos

 

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